Prüfungsbegleitung durch die BaFin

17. Juli 2017 in Kategorie Revision

von
Thomas Maurer
Leiter Revision, Münchner Bank eG


Im Zuge der Modernisierung der Bankenaufsicht auf europäischer und nationaler Ebene hat sich auch die Prüfungspraxis der BaFin in den letzten Jahren verändert. Während die Kreditinstitute noch vor nicht allzu langer Zeit höchstens alle fünf bis zehn Jahre von einer Sonderprüfung betroffen waren, sucht die Aufsicht verstärkt den Kontakt zu den Banken weit über die Sonderprüfungen hinaus. Das Spektrum reicht von Aufsichtsbesuchen über Prüfungsbegleitungen bis hin zu den in immer kürzeren Abständen stattfindenden Sonderprüfungen nach § 44 KWG.

Die Erfahrung mit dieser Aufsichtspraxis hat gezeigt, dass in solchen Fällen Panik und Sorge meist völlig unbegründet sind. Eine Prüfungsbegleitung findet häufig bei Wertpapierprüfungen statt, oft verbunden mit einem zusätzlich angeordneten Prüfungsschwerpunkt durch die BaFin. Fast immer sind bei solchen Aktionen der Aufsicht Interviews mit den handelnden Personen ein zentraler Bestandteil. Die Nachricht, dass ein solches Interview bevorsteht, hat sicher dem ein oder anderen betroffenen Mitarbeiter schon eine schlaflose Nacht bereitet.

In solchen Situationen gilt, dass eine gute Vorbereitung und ein hohes Fach- und Praxiswissen von den Prüfern der Aufsicht wohlwollend zu Kenntnis genommen werden. Wichtig ist, dass alle Fragen offen und ehrlich beantwortet werden und evtl. vorhandene Mängel nicht verschwiegen werden. Auch bei von den Vorstellungen der Aufsicht abweichendem Vorgehen in der Bank wird dies bei einer fundierten Begründung meist akzeptiert. In der Regel verlaufen die Interviews in einer entspannten, konstruktiven Atmosphäre.

Allerdings werden nichtsdestotrotz das aufsichtsrechtliche Fachwissen und die Kenntnisse über die Zusammenhänge durch kritische Fragen auf den Prüfstand gestellt. Damit soll auch die aufsichtsrechtlich vorgeschriebene Sachkunde der Mitarbeiter abgeprüft werden. Neben den Interviews sind auch Vor-Ort-Kontrollen in Filialen und die Sichtung von Arbeitsanweisungen und Beratungsdokumentationen meist Bestandteil einer Prüfungsbegleitung. Sollten dabei Mängel offenkundig werden, so hat dies zunächst in der Regel keine unmittelbaren Konsequenzen.

Auch Prüfungsberichte werden nicht erstellt. Am Ende der Prüfungsbegleitung findet normalerweise ein Sachverhaltsabgleich mit den Leitern der betroffenen Organisationseinheiten und der Geschäftsleitung statt. Dabei werden seitens der Prüfer evtl. aufgefallene Mängel angesprochen und die Bank mündlich zur Bereinigung aufgefordert. Problematisch kann es dann werden, wenn im Rahmen von internen oder externen Prüfungen in der Vergangenheit ähnliche Mängel bereits aufgezeigt, aber nicht oder nicht vollständig bereinigt wurden. Dann kann es neben deutlichen Worten durchaus auch dazu kommen, dass ein Bußgeld in Aussicht gestellt wird, wenn die Mängel weiterhin nicht bereinigt werden.

Eine Nachschau durch die Aufsicht direkt findet meist nicht statt. Die Mängelbeseitigung wird anhand der Prüfungsberichte der externen Prüfer überwacht. Vor diesem Hintergrund gilt es, evtl. Unzulänglichkeiten im Wertpapier- und Depotgeschäft frühzeitig im Rahmen von Kontrollhandlungen der Compliance-Stelle und Prüfungshandlungen der Internen Revision aufzugreifen. Die betroffenen Fachbereiche sind gehalten, die Mängel umgehend, möglichst noch während der Prüfung zu bereinigen und dies nachvollziehbar zu dokumentieren. Wenn diese Grundregeln beachtet werden, gibt es keinen Grund angesichts einer angekündigten Prüfungsbegleitung durch die BaFin in Schockstarre zu verfallen. Auch die Prüfer der Aufsicht sind an einem konstruktiv kritischen Dialog mit den Instituten interessiert.

PRAXISTIPPS

  • Bereiten Sie die betroffenen Mitarbeiter intensiv auf die Interviews mit den Prüfern vor.
  • Gehen Sie offen und konstruktiv auf die Prüfer zu und verschweigen Sie keine Mängel.
  • Eine frühzeitige Mängelbeseitigung noch im Verlauf der Prüfung bewirkt häufig eine mildere Einstufung der Mängel.

SEMINARTIPPS

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Dieser Beitrag ist erschienen im Newsletter Banken-Times SPEZIAL Revision, Ausgabe Juli/August 2017.
(Kostenlose) Bestellung möglich unter http://www.fc-heidelberg.de/bankentimes
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