Prüfung Auslagerungsbeauftragter

23. September 2017 in Kategorie Revision

von
Florian Weiss
Leiter Interne Revision, HEIDELBERGER VOLKSBANK eG


Motive zur Auslagerung

Die Bankenbranche steht aktuell vor großen Herausforderungen. Eine permanent steigende Anzahl neuer bzw. novellierter gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorgaben erzeugen Handlungsdruck bei den Entscheidungsträgern. Im Sinne einer guten Compliance und zur Erfüllung dieser Vorgaben werden Banken nahezu gezwungen, erforderliches Expertenwissen in ihren Stabsbereichen vorzuhalten.

Damit verbunden ist ein nicht unerheblicher Einsatz monetärer Mittel in Form von Personal- und Sachkosten. Neben der zunehmenden Regulierung belastet insbesondere das anhaltend niedrige Zinsniveau und das steigende Preisbewusstsein der Bankkunden für Ertragslage von Banken. Einen Lösungsweg zur Bewältigung dieser organisatorischen Herausforderung und zur Entlastung der Personal- und Sachkosten sehen Banken hierbei in der Übertragung von Aufgaben und Prozessen auf externe Dienstleister.

Der Gesetzgeber erlaubt diesen Weg ausdrücklich. Gleichwohl wäre es für den Gesetzgeber bzw. die Bankenaufsicht nicht akzeptabel, wenn Kreditinstitute die Kontrolle über die ausgelagerten Teilbereiche und Prozesse verlieren würden.

Neue aufsichtsrechtliche Anforderungen – zentrales Auslagerungsmanagement

Die formalen Eckpfeiler für den Umgang mit Auslagerungen hat der Gesetzgeber insbesondere in § 25b KWG festgelegt. Konkrete Vorgaben finden sich zudem schwerpunktmäßig in Modul AT 9 der MaRisk. Allerdings enthält die Verwaltungsvorschrift in zahlenreichen weiteren Abschnitten ergänzende Vorschriften, die den formal richtigen Umgang mit Auslagerungen durchaus komplex escheinen lassen, insbesondere auch unter dem Gesichtspunkt der Berücksichtigung der Anforderungen aus der fünften Novelle der MaRisk und dem dazu veröffentlichten Konsultationspapier (2/2016).

Gab es bisher keine gesetzlichen bzw. aufsichtsrechtlichen Vorgaben wie das Management der Auslagerungen zu erfolgen hat, so ist eine wesentliche Neuerung die erforderliche Einrichtung eines zentralen Auslagerungsmanagements gem. AT 9 Tz. 11 (neu) der MaRisk.

Nicht nur aufgrund der beschriebenen Neuerung macht diese Bündelung der Verantwortung für die institutsweiten Auslagerungsaktivitäten Sinn. Zum einen kann so eine zentrale Sicherstellung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen erfolgen, zum anderen wird damit auch die notwendige Transparenz in den gesamten Auslagerungsprozess eines Instituts gebracht.

Prüfungsansatz

Die Interne Revision, aber auch der externe Prüfer ist insbesondere bei der inhaltlichen Gestaltung seines Prüfungsberichts und somit seiner durchzuführenden Prüfungshandlungen nicht gestaltungsfrei. Für den externen Prüfer sind hierbei insbesondere die Vorgaben aus der Prüfungsberichtsverordnung und dem Handelsgesetzbuch von Bedeutung. Für die Interne Revision enthält BT 2.4 konkrete Vorgaben für die Berichterstattung.

Unabhängig von den genannten konkreten Vorgaben ist der praxisorientierte Prüfungsansatz ebenfalls zu beachten. Dies bedeutet, dass sich der Prüfer insbesondere mit der praktischen Umsetzung der aufbau- und ablauforganisatorischen Vorgaben zur Umsetzung eines aufsichtskonformen Auslagerungsmanagements auseinanderzusetzen hat.

PRAXISTIPP

Nicht nur aufgrund der neuen, umfangreicheren Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Auslagerungsmanagement hat es sich bisher sehr gut bewährt, dass das Management von Auslagerungen von einem Auslagerungsbeauftragten in Zusammenarbeit mit der die Auslagerung initiierenden Fachabteilung zentral verantwortet wird.

Die Implementierung der zentralen Stelle und die Definition der damit zusammenhängenden Aufgaben und Zuständigkeiten stellen keinen einmaligen, sondern einen permanenten, sich dauerhaft wiederholenden Prozess zwischen den Beteiligten und dem Prüfer dar. Nur so kann sichergestellt werden, dass die komplexen alten und neuen aufsichtsrechtlichen Vorgaben zur Erkennung, Beurteilung und Steuerung der mit Auslagerungen verbundenen Risiken auch erfüllt werden.

SEMINARTIPPS

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Dieser Beitrag ist erschienen im Newsletter Banken-Times SPEZIAL Revision, Ausgabe September 2017.
(Kostenlose) Bestellung möglich unter http://www.fc-heidelberg.de/bankentimes
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